Für das Anlegen einer Ressource in Outlook benötigen Sie allerdings Administratorrechte. Für die Nutzer selbst gibt es hingegen keine Voraussetzungen oder Einschränkungen. Diese können ganz nach Belieben sofort mit dem Buchen und Reservieren loslegen.
Schritt I: als Admin eine neue Ressource in Outlook anlegen und hinzufügen
Das Anlegen einer neuen Ressource in Outlook muss von einem Administrator im Microsoft bzw. Office 365 Admin Center und dort dann im Exchange Admin Center vorgenommen werden. Und das funktioniert so.
- Öffnen Sie das Microsoft 365 Admin Center unter admin.microsoft.com und wählen Sie links das Exchange Admin Center. Alternativ können Sie direkt unter https://admin.exchange.microsoft.com anmelden.
- Klicken Sie auf „Empfänger“ und dann auf „Ressourcen“. Wählen Sie „Ressource hinzufügen“.
- Im Fenster „Neues Ressourcenpostfach“ wählen Sie zwischen Raum oder beweglicher Ausstattung. Füllen Sie die Pflichtfelder für einen erkennbaren Namen (z.B. „Besprechungsraum 1“) und eine passende E-Mail-Adresse (z.B. „besprechungsraum2@domain.de“) aus. Klicken Sie auf „Weiter“.
- Die weiteren Felder sind optional, Sie können z.B. die Kapazität und Standortangaben ergänzen. Große Unternehmen können zusätzlich Informationen zur Ressource angeben. Füllen Sie die gewünschten Felder aus oder überspringen Sie und klicken Sie auf „Weiter“.
- Auf der Seite „Buchungsoptionen“ legen Sie fest, wann und wie die Ressource in Outlook gebucht werden kann. Sie können entscheiden, ob Besprechungsserien erlaubt sind, die Terminplanung auf Arbeitszeiten beschränken und festlegen, ob Buchungsanfragen automatisch angenommen oder an eine Person zur manuellen Überprüfung weitergeleitet werden sollen.
- Füllen Sie die Felder für das Buchungsfenster (z.B. max. 365 Tage im Voraus) und die maximale Buchungsdauer (z.B. max. 24 Stunden) aus und klicken Sie auf „Weiter“.
- Überprüfen Sie schließlich Ihre Eingaben in der Zusammenfassung und klicken Sie auf „Erstellen“. Es kann einige Minuten dauern, bis Outlook das neue Ressourcenpostfach erstellt hat.
Schritt II: So können Mitarbeiter eine Ressource in Outlook buchen und reservieren
- Klicken Sie in Ihrem Outlook-Kalender auf „Neue Besprechung“. Füllen Sie das Anfrageformular mit Titel, Datum sowie Anfangs- und Endzeit aus.
- Wählen Sie in der Adresszeile die benötigte Ressource aus dem globalen Adressbuch oder geben Sie die E-Mail-Adresse manuell ein (z.B. „besprechungsraum1@domain.de“). Bei Räumen können Sie auch direkt auf „Ort“ klicken und aus der Liste auswählen.
- Fügen Sie nach Bedarf weitere Teilnehmer hinzu. Diese erhalten eine Besprechungsanfrage, die Ressource eine Buchungsanfrage.
Tipp: Nutzen Sie den „Terminplanungs-Assistent“, um die Verfügbarkeiten aller Teilnehmer und der Ressource auf einen Blick zu sehen.
Beim Versenden der Anfrage erhält die Ressource eine E-Mail und antwortet je nach Verfügbarkeit automatisch mit einer Bestätigung oder Ablehnung. Die Reservierung wird sowohl im Kalender des Antragstellers als auch im „Ressourcenkalender“ eingetragen, um Doppelbuchungen zu vermeiden.